Bagaimana Menjadi System Analyst

Salah satu posisi di bidang IT adalah System Analyst. Banyak juga perusahaan menamakannya Business Analyst. Secara umum, tugas pokok seorang System Analyst (selanjutnya saya singkat Analis) adalah mendefinisikan kebutuhan user, menyusun solusi yang efektif, dan mengawal masa transisi (awal) penggunaan sistem. Seorang analis perlu memahami jenjang karir dan kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat berkembang secara efektif. Belakangan ini saya berpikir untuk menerapkan struktur yang lebih baik dalam organisasi pengembangan aplikasi. Jika dibagi berdasarkan jenjangnya, saya membagi posisi analis sbb:

1. Junior
2. Associate
3. Unit Head / Supervisor
4. Consultant
5. Expert

Junior Analyst

Analis Junior umumnya fresh-graduate yang berasal dari disiplin ilmu komputer / informatika. Sebagai pemula, analis junior bertanggung jawab sebagai documenter atau quality-assurance. Tugasnya menuangkan semua pemahamannya ke dalam bentuk tertulis dan melakukan pengujian terhadap sistem yang telah selesai dibangun.

Analis bertugas menyusun dokumen Minutes of Meeting, Function Specification Document, User Guide, dan lain-lain. Sebagai junior, analis akan diberi penjelasan yang sangat rinci oleh analis senior. Analis junior hanya perlu menuliskan saja. Tantangannya adalah orang lain harus dapat memahami isi pikiran penulis secara benar dan lengkap (correct and complete) tanpa perlu bertemu langsung dengan penulisnya.

Setelah selesai menulis, posisikan diri kita sebagai orang lain, lalu baca kembali tulisan itu. Tanyakan, apakah sebagai orang lain, saya bisa mengerti isi tulisan tersebut?

Salah satu hal penting dalam menulis adalah pesan yang ingin disampaikan penulis harus sampai dengan tepat ke para pembaca. Jika suatu tulisan dibaca oleh 10 orang, maka kesepuluh orang pembaca harus memiliki persepsi yang sama atas isi tulisan tersebut. Dalam bidang keuangan, ini mirip dengan Laporan Keuangan Perusahaan. Akuntan bertugas membuat pembukuan dengan aturan tertentu, sehingga siapapun yang membaca laporan keuangan memiliki persepsi yang sama.

Dalam konteks analisa sistem, untuk memastikan kesamaan persepsi anatra penulis dan pembaca, analis perlu menggunakan Model tertentu, misalnya BPMN (Busines Process Model and Notation). Setiap Model memiliki notasi dan aturan yang baku untuk memastikan kesamaan persepsi antara penulis dan pembaca.

Sebagai contoh, analis senior akan mendefinisikan dan menjelaskan proses bisnis klien pada analis junior. Analis junior bertugas memodelkan pemahaman tersebut dalam bentuk UML. Hal ini perlu dilakukan dengan hati-hati karena ada dua potensi kesalahan, yaitu:

1. Analis junior tidak memahami masalah dengan baik, sehingga dia salah memodelkan.
2. Analis junior memahami masalah dengan baik, tetapi tidak bisa memodelkan dengan benar.

Dalam kegiatan pengujian, analis junior bertugas menyusun dokumen Test-Scenario dan melakukan uji-coba berdasarkan skenario tersebut. Biasanya analis senior akan menjelaskan proses kerja sistem, sehingga analis junior tinggal menuliskan step-step untuk melakukan testing. Analis junior juga harus mampu mengembangkan kemungkinan kasus penggunaan aplikasi, terutama negative-case.

Supervisor (analis senior) bertanggung jawab melakukan review untuk memastikan kebenaran hasil pekerjaan analis junior. Supervisor juga bertanggung jawab memberikan tantangan dan meningkatkan kompetensi analis junior yang menjadi bawahannya.

• Kompetensi Fungsional:
  • Compose Project Documents: Minutes of Meeting, Laporan Progress, Berita Acara (Lampiran Scope)
  • Compose Functional Model: Busines Process (BPMN), Functional Design (UML – Use Case, Activity, State), User Interface Mock-up / Prototype, Functional Specification Document
  • Compose Test-Scenario Document
  • Compose Operation Document: User Guide, Installation Guide, Administrator Guide
  • Conduct Testing Activity, including Test-Data Generation, Data Reconcilement Practice, and Create Automated UI-Coded Test.
  • Common Methods / SDLC (Waterfall, RUP, Scrumm)
  • Document Management System (Versioning System)
  • Personal Time-Management (Med): Merencanakan tugas, memilah prioritas, memantau dan melaporkan progress, mengelola perubahan rencana.
• Kompetensi Inti dan Manajerial:
  • Achievement Orientation (Med): Memiliki semangat untuk berprestasi
  • Analytical Thinking (Med): Mampu memahami situasi dengan cara memecahkannya menjadi bagian-bagian yang lebih rinci, membuat hubungan sebab akibat sederhana, dan mengkaji keuntungan/kelemahan setiap alternatif.
  • Teamwork (Low): Mampu bekerja sama dan menjadi bagian dari tim

Salah satu kompetensi yang perlu diperhatikan di sini adalah Analytical Thinking. Pada awalnya seorang analis akan berhadapan dengan satu masalah berukuran besar yang biasanya tidak terdefinisi dengan detail, misalnya: “Saya perlu membuat sistem untuk mengontrol aktifitas penjualan” atau “Saya perlu melaporkan data semua nasabah ke regulator tepat waktu”.

Yang perlu dilakukan analis adalah memecah masalah menjadi bagian-bagian kecil agar mudah dipahami, serta memperjelas keterhubungan antar bagian.

Dalam memahami masalah, analis perlu memilih alur yang menjadi acuan. Sebagai contoh, analis memulai pemahaman dengan menggambarkan proses bisnis dengan mengikuti “alur waktu”. Analis memulai dengan menetukan siapa mengerjakan proses apa, input-nya apa, hasil (output) nya apa. Lalu melanjutkanya ke proses selanjutnya. Mengantisipasi setiap kasus dan kondisi (percabangan) yang mungkin terjadi. Sampai selesai. Jika suatu proses dirasa terlalu besar, maka analis perlu membuat sub-proses yang lebih rinci lagi.

Pendekatan Top-Down ini merupakan pola pikir alamiah seorang analis. Hal ini berbeda dengan pola pikir alamiah programmer yang cenderung Bottom-Up. Programmer cenderung berpikir seperti seorang anak kecil yang diberi potongan mainan Lego. Dia akan mengambil beberapa potong dan membentuknya menjadi kapal-kapalan atau mobil-mobilan. Orang dengan bakat programming mampu menggabungkan beberapa hal yang tampak tidak berkaitan, menjadi satu benda / konsep yang utuh dan bernilai guna. Kompetensi ini disebut Conceptual Thinking, yaitu kemampuan untuk memahami masalah mendasar dalam sebuah urusan yang kompleks, serta melihat pola keterkaitan antar masalah yang tidak tampak jelas.

Associate Analyst

Associate Analyst bertugas membantu analis senior melakukan requirement gathering, yaitu menemui user, mengidentifikasi problem yang dihadapi, menyusun alternatif solusi, dan berpikir antisipatif untuk menidentifikasi kemungkinan masalah yang timbul di kemudian hari. Di titik ini, dia akan diberi tugas dan kebebasan terbatas oleh supervisornya. Jika menemui masalah, dia harus belajar menemukan solusinya sendiri. Dalam organisasi konsultan yang ketat, untuk mencapai level associate analyst perlu waktu minimal 2-3 tahun. Ini karena beberapa konsultan mempersyaratkan personil yang bertemu muka dengan klien (Liaison Officer) harus memiliki pengalaman kerja minimal 2-3 tahun. Kompetensi yang dibutuhkan:

• Semua kompetensi Junior Analyst
• Kompetensi Fungsional:
  • Peningkatan Level: Personal Time-Management (High)
  • Conduct Effective Interview
  • Prepare and Conduct Presentation
  • Functional Design: Business Use Case, Activity Diagram, State Diagram, UI Model, Use Case Realization
• Kompetensi Inti & Manajerial:
  • Achievement Orientation (Med), Analytical Thinking (Med),
  • Peningkatan Level: Teamwork (Med)
  • Information Seeking (Low): Mengeluarkan usaha tambahan dalam mengumpulkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan.
  • Organization Awareness (Low): Memahami cara kerja organisasi
  • Initiative (Low): Proaktif mengantisipasi keadaan di masa yang akan datang

Functional Unit Head / Supervisor

Di titik ini analis harus mampu bekerja tanpa supervisi. Biasanya di titik ini dia akan memiliki anak buah (Junior atau Associate). Unit Head bertanggung jawab penuh di sisi requirement, functional design, testing, dan transition. Semua permintaan yang bersifat teknis akan ditujukan ke Unit Head. Dia bisa mengerjakannya sendiri atau membagi dengan anak buahnya. Umumnya Project Manager hanya akan berhubungan dengan Unit Head dan tidak langsung berinteraksi dengan Junior atau Associate Analyst. Unit Head bertanggung jawab penuh atas kinerja anak buahnya, sehingga dia memiliki kewajiban mengembangkan keahlian mereka. Pada prakteknya, keberhasilan Unit Head akan sangat ditentukan oleh keberhasilan anak buahnya. Kompetensi:

• Semua kompetensi Associate Analyst
• Kompetensi Fungsional:
  • Common Business Domain: Accounting Process, Mediation Process
  • Basic Business Domain: Supply-Chain, Compliance
  • Membuat WBS dan estimasi pelaksanaan pekerjaan
  • Mengelola Change Request
• Kompetensi Inti & Manajerial:
  • Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Initiative (Low)
  • Peningkatan Level: Teamwork (High), Information Seeking (Med), Organization Awareness (Med)
  • Developing Others (Med): Ingin mengajarkan atau mendorong proses belajar orang lain.
  • Directiveness (Low): Mampu memerintah dan mengarahkan orang lain sesuai posisi dan kewenangannya
  • Relationship Building (Med): Menjalin hubungan sosial agar tetap hangat dan akrab.
  • Customer Service Orientation (Med): Selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik

Consultant

Ada kalanya seorang analis tertarik dengan dunia manajemen. Orang-orang seperti ini sebaiknya mengambil jalur manajerial. Dia perlu belajar tentang disiplin development (menjadi seorang programmer), lalu belajar tentang manajemen proyek. Pada akhirnya dia dapat menjadi kandidat manajer proyek.

Ada kalanya juga seorang analis lebih tertarik dengan teknis ketimbang manajemen. Orang-orang seperti ini sebaiknya mengambil jalur spesialis, yaitu menjadi Consultant. Di titik ini analis mulai memiliki keahlian khusus. Tugasnya akan lebih berfokus pada review design yang di-submit oleh para Unit Head, mengembangkan kemampuan teknis para Unit Head, mengerjakan hal spesifik yang jarang dibutuhkan, serta turun tangan dalam keadaan emergency. Sebagai Professional, sang analis akan mulai dituntut untuk memberikan kontribusi publik berupa menjadi pembicara di seminar, mengajar, atau minimal sharing knowledge di blog. Kompetensi:

• Semua kompetensi Unit Head
• Kompetensi Fungsional:
  • Design Review
  • Sector Specialization: Finance, Manufacturing, Minning. Tujuan dari spesialisasi adalah memperdalam pemahaman bisnis analis, sehingga mampu memberikan solusi bisnis ketimbang hanya dari sisi teknis.
  • Mengukur manfaat finansial implementasi IT (secara kuatitatif).
  • Memahami keterkaitan antara sistem IT dan keseluruhan organisasi.
• Kompetensi Inti & Managerial:
  • Achievement Orientation (High), Conceptual Thinking (High), Teamwork (High), Organization Awareness (Med)
  • Peningkatan Level: Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Directiveness(Med), Customer Service Orientation (High)
  • Emphaty (Med): Mampu melihat permasalah dari sudut pandang orang lain, memahami hal/keinginan/perasaan yang tidak diungkapkan.
  • Impact and Influence (Med): Mampu mempengaruhi orang lain untuk mendukung rencananya
  • Self-Control (Med): Mampu mengendalikan diri untuk melakukan tindakan-tindakan negatif pada saat ada cobaan, khususnya menghadapi tantangan dan penolakan dari orang lain atau pada saat berada dibawah tekanan.

Expert

Analis dianggap mampu menjadi Expert ketika keahliannya bisa menghasilkan dampak yang amat signifikan terhadap keseluruhan organisasi. Ini bisa dicapai melalui kemampuan kreatif yang sangat tinggi atau kemampuan menciptakan sistem kerja baru. Dengan kemampuan kreatif, dia memiliki visi dan dapat menciptakan produk-produk unggulan, sedangkan kemampuan menyusun sistem kerja akan meningkatkan produktitas kerja keseluruhan perusahaan. Analis yang ada di posisi ini biasanya menjadi VP Product Development atau CTO. Kompetensi yang dibutuhkan:

• Semua kompetensi Consultant
• Kompetensi Inti dan Manejerial:
  • Achievement Orientation (High), Analytical Thinking (High), Teamwork (High), Information Seeking (High), Information Seeking (High), Developing Other(High), Customer Service Orientation (High)
  • Peningkatan Level: Organization Awareness (High), Directiveness (High), Impact and Influence (High), Self Control (High).
  • Flexibility (Med): Mampu bekerja secara efektif dengan berbagai jenis rekan/kelompok, mampu menghargai perbedaan, pandangan, dan pertentangan atas suatu isu.

Dalam prakteknya, banyak sekali analis yang melanjutkan karirnya di bidang manajemen, terutama sebagai project manager. Ini wajar, karena kompetensi dasar Project Manager serupa dengan kompetensi dasar Analis.

Ketajaman Solusi

Salah satu kebahagiaan seorang analis adalah bila dia bisa membantu orang lain menyelesaikan masalahnya. Analis memang memulai tugas dengan mendefinisikan masalah, tetapi ujung akhirnya adalah menelurkan solusi jitu. Seorang analis handal selalu berfokus pada solusi, bukan teknologi.

Alkisah, ada suatu perusahaan konsultan yang dibayar $10 juta oleh NASA untuk membuat bolpen yang bisa dipakai menulis di luar angkasa. Ini menjadi masalah rumit, karena dalam kondisi hampa udara, tinta bolpen tidak jatuh ke atas kertas. Setelah melalui riset yang mendalam, akhirnya ditemukanlah produk bolpen tersebut. Di belahan dunia lain, Lembaga antariksa Rusia berhadapan dengan masalah yang sama. Dengan modal terbatas, mereka menemukan solusinya. Pakai saja Pensil